Neue Aufzeichnungs-, Melde- und Aufbewahrungspflichten für Zahlungsdienstleister ab 1. Januar 2024: BMF äußert sich

Zum Hintergrund

Mit Schreiben vom 28. Dezember 2023 nimmt das BMF zu den neuen besonderen Pflichten für Zahlungsdienstleister Stellung. Diese gelten seit  dem 1. Januar 2024 in Form des § 22g UStG, der die Richtlinie (EU) 2020/284 in nationales Recht umsetzt.

Nach der neuen Regelung müssen bei grenzüberschreitenden Zahlungsdiensten bestimmte Daten erfasst und an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) übermittelt werden. Von dort aus werden sie an ein zentrales elektronisches Zahlungsinformationssystem der Europäischen Kommission („CESOP“) weitergeleitet. Dort sollen die Daten weiter ausgewertet werden.

Ziel ist die EU-weite Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs im Bereich des grenzüberschreitenden elektronischen Geschäftsverkehrs. Durch mehr Transparenz soll eine etwaige Umsatzsteuerpflicht der Händler besser überprüft werden können.

Anwendungsbereich: Wer & was ist erfasst?

Von den neuen Aufzeichnungs-, Melde- und Aufbewahrungspflichten sind Zahlungsdienstleister bei grenzüberschreitenden Zahlungen betroffen:

• Unter den Begriff des Zahlungsdienstleisters fallen durch den Verweis auf das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz unter anderem E-Geld-Institute (prominentes Beispiel: PayPal) und CRR-Kreditinstitute (z.B. „Vollbanken“ wie die Deutsche Bank oder ING).
• Grenzüberschreitend sind Zahlungen, wenn sie von einem Zahler in einem EU-Mitgliedstaat an einen Zahlungsempfänger in einem anderen EU-Mitgliedstaat oder in einem Drittland erfolgen.
• Um nur Zahlungsdienste mit einem gewissen wirtschaftlichen Umfang zu erfassen, wurde ein sog. Schwellenwert eingeführt: Die Pflichten gelten danach nur für Zahlungsdienstleister, die mehr als 25 grenzüberschreitende Zahlungen je Kalendervierteljahr an denselben Zahlungsempfänger ausführen.

Aufzeichnungs-, Melde- und Aufbewahrungspflicht!

Nach der neuen Regelung haben Zahlungsdienstleister insbesondere folgende Daten aufzuzeichnen, aufzubewahren und zu übermitteln:

• Zum Zahlungsempfänger:
  Allgemeine Kontaktdaten sowie jede USt-ID, jede sonstige Steuernummer, die IBAN und jedes andere Kennzeichen, welches den Zahlungsempfänger eindeutig identifiziert.
• Zum Zahlungsdienstleister, der im Namen des Zahlungsempfängers handelt:
  Die BIC oder jedes andere Geschäftszeichen, welches diesen eindeutig identifiziert.
• Zu allen im jeweiligen Kalendervierteljahr erbrachten grenzüberschreitenden Zahlungen und mit ihnen zusammenhängende Zahlungserstattungen:
  Genaue Angaben u.a. zu Zeitpunkt der Zahlung, Betrag und Währung sowie Mitgliedsstaat, aus dem die Zahlung stammt.

Übermittlung und Fristen

Die Daten sind vollständig und richtig nach Ablauf des jeweiligen Kalendervierteljahres an das BZSt zu übermitteln. Fristende ist das Ende des darauffolgenden Kalendermonats. Die Aufzeichnungen müssen Zahlungsdienstleister für drei Jahre aufbewahren.

Sanktionen: Bußgeld!

Verstöße gegen die Aufzeichnungs-, Melde- und Aufbewahrungspflichten sind jeweils Ordnungswidrigkeiten;  es drohen Bußgelder von bis zu EUR 5.000. Betroffene Zahlungsdienstleister sollten daher – soweit noch nicht geschehen – schnellstmöglich die notwendigen Schritte einleiten, um den neuen Verpflichtungen fristgerecht nachkommen zu können.